Mentoring System – Mentor Home Work

paulusbambangws

 

Oleh : Paulus Bambang WS (www.paulusbambangws.com)

twitter @paulusBWS

FB : www.facebook.com/paulusbambangws

 

 

Mengulangi kembali tulisan yang lalu yakni “Jadi Mentor merupakan seorang yang secara holistik mengenal si talent (Know the person) dan mengetahui tujuan yang ingin dicapai talent sesuai kebutuhan organisasi (Know the target) dalam kurun waktu tertentu misalnya 3-5 tahun. Tujuan yang jelas dengan kurun waktu yang terbatas membuat keduanya dapat merancang rencana kerja yang spesifik dan disesuaikan dengan kekuatan Mentor-Talent yang bersangkutan.” Jadi bagi saya Mentoring bukanlah melulu berhubungan dengan pekerjaan saja tapi berhubungan dengan pekerjaan, perilaku dan keseluruhan aspek agar talent bisa meraih posisi yang diharapkan secara intelektual, emosional dan bahkan spiritual bila diperlukan.

Mengingat cakupan role yang sangat intens dengan mentee yakni sebagai trainer, partner dan coach maka seorang Mentor harus menyiapkan pekerjaan rumah alias home work-nya agar proses mentoring ini berjalan dengan mulus dan sukses. Ada sepuluh hal, lima tahap persiapan dan lima tahap pelaksanaan diskusi tatap muka yang sepatutnya dipersiapkan oleh para mentor tersebut:

Tahap Persiapan

1. Pelajari siapa mentee Anda secara holistik, bila data tersedia mulailah dari lembaran aplikasi lamaran pekerjaan, hasil wawancara permulaan dan rekomendasi interviewer tahap awal.

2. Pelajari perkembangan karir dengan melihat siapa atasan langsung dan siapa bawahan langsung karyawan. Ini untuk mendeteksi perkembangan kompetensi dan kepribadian mentee.

3. Pelajari perkembangan hasil karya utama yang menjadikan karyawan tersebut menjadi talent, termasuk siapa evaluatornya.

4. Pelajari talent aspiration tentang jenis pekerjaan dan ambisi posisi yang hendak dicapai dalam kurun waktu tertentu.

5. Pelajari kondisi keluarganya dengan seksama, tidak terbatas pada keluarga inti untuk mengetahui latar belakang yang bersangkutan

Tahap diskusi tatap muka :

6. Ketika mulai berdiskusi, selalu gunakan prinsip mendengar lebih baik daripada bercerita. Prinsip mentoring adalah membuka katup potensi talent dan itu berarti dengan mendengar banyak luapan emosi dan hati mereka.

7. Catat dengan seksama kalimat-kalimat penting yang menunjukkan aspiration, wish dan bahkan keluhan mereka di berbagai bidang yang mereka sudah bagikan. Jangan batasi topiknya, buat mentee menjadi nyaman dengan Anda.

8. Berikan masukan sesuai dengan tahap mentoring yakni teaching, partnering dan coaching. Gunakan kombinasi dari ketiga hal tersebut secara tepat. Berikan motivasi bahwa mereka bisa melakukannya.

9. Rumuskan bersama arah yang akan dicapai, ini harus disetujui berdua, dalam jangka pendek, menengah dan panjang. Tuliskan secara rinci target tersebut dengan jelas.

10. Lakukan diskusi mendalam tentang bagaimana mencapai hal tersebut termasuk rencana kerja dan rencana pertemuan selanjutnya.

Setelah pertemuan pertama selesai, pertemuan berikutnya harus dilakukan dengan mengikuti rencana yang sudah disusun. Adakan pertemuan di lapangan, di genba (tempat kerja mereka) atau di tempat informal seperti minum kopi bersama untuk membangun ‘trust’ antara mentor dan mentee.

Komunikasi harus dikembangkan mulai dari komunikasi secara fisik (pertemuan langsung), komunikasi secara virtual melalui email, social media dan komunikasi emosional melalui pertemuan kekeluargaan saat ulang tahun, perayaan lain yang dianggap perlu dihadiri.

Saya percaya menjadi mentor memerlukan banyak upaya dan pikiran, itu sebabnya saya menganut prinsip mentoring baik yang secara direct (anak buah langsung) maupun yang secara indirect (anak buah kolega) harus dibatasi. Maksimal satu mentor hanya bisa efektif kalau memegang maksimal 5 mentee pada saat yang bersamaan karena banyaknya pekerjaan rumah yang harus dilakukan.

Pekerjaan rumah ini akan menjadi nyaman buat mentor ketika mentor melihat kesungguhan mentee dan perkembangan mentee dalam karir dan kepribadiannya. Ini merupakan pahala dan penghargaan yang paling membanggakan buat seorang mentor.

Pertanyaannya:

1. Di tempat Anda bekerja, seberapa banyak mentor yang punya komitmen untuk menjadi mentor yang baik bagi mentee-nya?

2. Apakah mentoring merupakan program HRD atau sudah menjadi program masing- masing mentor yang yakin ini cara untuk membuat perusahaan maju?

3. Apa reward bagi mentor secara finansial dan posisional ketika ia berhasil melahirkan CEO yang baik dari hasil kerja kerasnya ?

 

*) Good Morning Partner dari Paulus Bambang WS hadir di PortalHR.com setiap Senin, dua minggu sekali. Tunggu edisi selanjutnya, Senin 18 Februari 2013. Edisi-edisi sebelumnya dapat dibaca melalui link di bawah ini. Kami juga mengharapkan partisipasi pembaca melalui form komentar. Komentar-komentar menarik akan mendapatkan hadiah buku dari penulis.

Tags: ,