Knowledge Just a Click Away

Menumbuhkan dan membangun kultur knowledge management akan berbuah manfaat bagi karyawan dan perusahaan. Anugrah Argon Medica telah melewai lika-likunya sejak tahun 2006. Ingin tahu resepnya?

Bermodal kue-kue ringan atau minuman ringan, acara  kumpul-kumpul  karyawan  Anugrah Argon Medica (AAM) – distributor utama Dexa Group, digelar  2006  lalu.  Idenya  sederhana saja. Karyawan yang datang ke acara itu akan dapat  makanan  ringan  atau  minuman  segar, gratis! Tapi ada syaratnya. ”Syaratnya adalah mau cerita apa saja, temanya bebas,” kata Budi Guna Halim, Manajer HR AAM, mengenang saat merintis program knowledge management (KM) di perusahaannya.

Memang, yang namanya permulaan harus ada daya tariknya dulu. Kue dan minuman ringan itu Budi akui menjadi daya tarik agar karyawan mau berkumpul. ”Ya, saya mengakui kok, memang ada yang datang karena tahu akan dapat kue. Tapi tidak apa-apa. Bagi saya yang penting mereka mau berkumpul dulu,”  ungkap  Budi.  Kumpul-kumpul  pertama  berhasil menghadirkan lima orang karyawan. ”Walaupun hanya lima orang, tapi aktivitas sharing tetap jalan,” katanya.

Budi sengaja memulai dengan tema bebas. Menurutnya, orang akan senang hati bercerita jika temanya tergantung pada minat masing-masing.  Di  saat  yang  bersamaan,  Budi  melakukan mapping atau pemetaan dalam rangka mencari pola untuk membangun kultur KM di AAM. ”Selama beberapa waktu saya melakukan mapping untuk mendapatkan pola. Sedikit demi sedikit kami arahkan  knowledge sharing untuk bicara tentang persoalan di unit pekerjaan masing-masing,” tambahnya. Menurut  Budi,  tantangan  terbesar  adalah  menemukan pola komunikasi yang tepat untuk diterapkan ke karyawan.

”Sebenarnya  KM  bukan  hal  baru,  kita sudah melakukannya sejak dulu. Budaya di AAM memang budaya senang berbagi pengetahuan. Nah, ketika ini dibungkus dengan nama KM, maka seolah-olah ini hal baru. Padahal bukan,” jelas Budi. Ia juga  mengatakan,  pada  saat  pencarian pola  akan  muncul  sesuatu  yang  tidak menyenangkan.  ”Tapi  jalankan  saja, karena pola yang tepat akan didapatkan,” katanya.  Pijakan  utama  agar  karyawan mau menerima konsep KM menurutnya adalah pemahaman yang sama tentang tujuan AAM.

”Bagaimana  mengomunikasikan  ke karyawan  agar  tujuan  organisasi  bisa tercapai. Visi dan misi sudah kita ketahui bersama,  tinggal  bagaimana  caranya,” kata Budi. Ia mengibaratkannya seperti sebuah  perjalanan.  ”Kita  sama-sama ingin  ke  Bali.  Misalnya,    ketemu  di sana tanggal 1 Juli 2010. Nah, caranya bisa bermacam-macam. Ada yang naik pesawat, kereta, bis, atau mobil pribadi. Itu terserah asalkan tepat waktu, 1 Juli 2010  sudah  ketemu  di  Bali,”  ujarnya mengibaratkan.

Pengaplikasian  program  KM  di  AAM dan  Dexa  Group  antara  lain  melalui Knowledge  Sharing,  Book  Sharing, Leader Sharing, dan baru-baru ini mulai dirintis program Ayo Menulis. Lika-liku di balik program tersebut cukup menarik. ”Bantahan  dari  karyawan  terhadap program yang digulirkan pasti ada,” aku Budi. Menurutnya perlu kesabaran dan konsistensi agar program tersebut bisa berjalan dengan baik.

”Saya  berprinsip,  orang  yang membantah  itu  hanya  belum  tahu manfaat KM,” katanya yakin. Budi sudah membuktikannya.  Dengan  kesabaran dan  konsistensi,  knowledge  sharing yang  dulu  perlu  menyajikan  kue  atau minuman,  perlahan  sudah  berjalan sendiri  tanpa  itu  semua.  ”Sekarang knowledge  sharing  sudah  menjadi kebiasaan di AAM. Tidak perlu ada kue, orang sudah datang bahkan menggelar sendiri,” ujar Budi semringah.

Setelah  kebiasaan  knowledge sharing terbangun dengan kuat, pekerjaan  rumah  berikutnya adalah  menerjemahkan  tacit para karyawan menjadi eksplisit, yaitu  dalam  bentuk  tulisan. Contohnya,  yang  baru-baru ini  digalakkan,  program  Ayo Menulis. ”Banyak yang mengeluh tidak  bisa  menulis,  tapi  bukan berarti program ini tidak jalan,” kata  Budi.  Ada  alasan  kuat mengapa  Budi  berketetapan hati  untuk  menjalankan Ayo  Menulis.  Ia  berpendapat, bagaimanapun pengetahuan lisan tidak bisa  dijamin  kelanggengannya.  ”Orang kalau  hanya  mendengar,  bisa  lupa,” katanya.  Bila  pengetahuan  lisan  sudah didukung  dengan  tulisan,  maka  akan menjadi pedoman bagi karyawan AAM, sekalipun  karyawan  datang  dan  pergi silih berganti.

Strateginya, Budi mengundang penulis untuk  berbagi  pengetahuan  tentang cara menulis. ”Pendekatannya memang harus  dari  orang  lain.  Artinya,  kalau saya yang memberi pelatihan menulis kiranya  akan  kurang  efektif.  Beda hasilnya jika kami mengundang orang dari luar,” kata Budi terus terang. Itu saja belum cukup. Cara lainnya adalah dengan  memetakan  siapa  saja  yang suka dengan kegiatan menulis. Budi  mewajibkan  setiap  divisi mengirimkan  satu  orang  yang  suka menulis  sebagai  perwakilan  dari divisinya.  ”Kami  minta  setiap  kepala divisi  untuk  mengirimkan  satu  orang yang  suka  menulis.  Nanti  dialah  yang akan menuliskan pengetahuan di setiap divisi  untuk  dibukukan,”  kata  pria kelahiran 6 September 1969, ini.

Kelihatannya memang sepele. Menulis? Apa manfaatnya?

Dalam sebuah organisasi banyak sekali pengetahuan berharga bak harta karun yang terpendam di dasar samudera. Harta karun inilah yang ingin Budi ungkap agar organisasi bisa berkembang lebih besar, tanpa  kehilangan  pengetahuan  yang ada di dalam kepala setiap orang. Inilah tantangannya. ”Saya katakan ke kepala divisi sales yang paling banyak turnover-nya.  Bayangkan  kalau  ada  buku  yang berisi  pengetahuan  untuk  para  sales. Jadi, akan menghemat waktu dan tenaga untuk  mengajarkan  kepada  karyawan sales  baru.  Ini  pun  akan  meringankan pekerjaan,  mengingat  tidak  mungkin semuanya  dikerjakan  sendiri,”  katanya menjelaskan.    ”Ia  (kepala  divisi  sales, red) setuju dengan saya, karena melihat manfaatnya  dan  mau  memahami relevansinya ke tujuan organisasi,” Budi menambahkan.

Pijakan  lain  dalam  menjalankan  KM adalah  adanya  milestone  KM  di  AAM. ”Milestone  ini  kami  buat  untuk  lima tahun. Kami buat tahun 2006 – 2011. Berturut-turut  tahapannya  adalah: mapping, converting, try out, utilization, institutionalize, dan rejuvenation,” Budi menguraikan.  Ia  mengingatkan  betapa pentingnya  rejuvenation  (penyegaran) pada akhir milestone karena bila sudah mencapai  titik  puncak,  secara  alamiah orang  butuh  menyegarkan  diri.  Itu berarti, mulai lagi dari awal dan membuat tantangan  baru.  “Jangan  sampai  kalau sudah berada di puncak lalu orang puas dan bosan, lalu berhenti. Makanya perlu rejuvenation,”  kata  alumni  sarjana pertanian  dari  Universitas  Lambung Mangkurat dan MM Agribisnis Institut Pertanian Bogor, ini.

“Ya,  menjalankan  KM  memang  harus suka deal with people,” kata Budi tentang salah satu syarat agar program KM bisa terwujud. Berdasarkan pengalamannya, ia  memberikan  gambaran  tentang mayoritas  karakter  orang  Indonesia. “Tipikal  orang  Indonesia  itu  senang didengarkan,  jadi  kita  memang  harus jadi  pendengar  yang  baik,”  ungkap Budi. Bukan cuma mendengarkan, tapi sekaligus menafsirkan.

Budi menilai, menjadi pendengar yang baik dan cerdas sangat diperlukan dalam proses  membangun  budaya  sharing. ”Ada orang yang sekali ngomong dia langsung ke titik masalah. Dan, banyak juga  yang  ngalor-ngidul  dulu.  Yang bicaranya langsung ke pusat masalah biasanya cukup sekali saja, tidak perlu kita mengonfirmasi lagi. Biasanya saya langsung tahu maksudnya. Tapi yang bicaranya  ngalor-ngidul,  saya  akan konfirmasi  ulang  supaya  tidak  salah persepsi,” katanya memastikan.

Budi mengakui, pendekatannya memang harus  masuk  ke  hati  setiap  karyawan. Caranya,  dengan  memahami  masalah di setiap divisi. “Sebagai HR, kita harus tahu isu di setiap divisi. Kalau kita bicara dengan  divisi  TI  (teknologi  informasi, red),  kita  harus  tahu  tentang  TI,” ujarnya. Bagi Budi, HR adalah partner bisnis  yang  equal  –  duduk  bersama untuk menggambarkan proses bisnis di organisasi.

“Itulah sebabnya kita terus mengingatkan nilai-nilai  di  AAM  dan  punya  mimpi yang sama untuk pengembangan human capital,” tutur Budi. Strive for Excellence, Act  Professionalism,  Deal  with  Care adalah nilai-nilai di AAM. Lewat nilai-nilai  ini,  Budi  berharap,  KM  hanyalah salah satu cara untuk mencapai tujuan organisasi.
Warisannya adalah, membuat satu sistem di mana pengetahuan di AAM bisa diakses dari ujung jari setiap karyawan. “KM di AAM sudah terbentuk secara arsitektur, tapi saya belum puas. Kita ingin AAM punya semacam mesin pencari layaknya Google.  Karyawan  butuh  informasi apa saja, ada di sistem tersebut,” Budi mengutarakan mimpinya.

Sebagai  Organization  Development Oficer  AAM,  Jimmitan  merasakan manfaat KM yang sangat membantunya dalam  bekerja.  “Saya  merasakan kemudahan  dalam  mencari  informasi. Pengetahuan yang diperoleh bermacam-macam,  tidak  hanya  pengetahuan berupa  ilmu,  tetapi  juga  pengetahuan entang perusahaan, sejarah perusahaan, dan  peraturan  perusahaan.  Hak  dan kewajiban  perusahaan  plus  dokumen-dokumen lain yang menunjang aktivitas perusahaan  juga  dapat  diperoleh  lebih mudah dengan penerapan KM,” ujarnya menjelaskan.

Jimmi berpendapat, KM berperan besar dalam pencapaian bisnis. ”KM di AAM didorong untuk menghasilkan dampak erhadap  bisnis.  Penerapan  Balanced Scorecard dan pelatihan sales person dengan six basic selling competencies adalah  dua  contoh  penerapan  KM yang  berdampak  langsung  terhadap business  result,”  ia  menambahkan. Menurut Jimmi, AAM saat ini dalam ahap  pengumpulan  pengetahuan atau  knowledge  gathering  dengan cara pengembangan portal KM. “Cita-cita  saya  untuk  KM  di  AAM  adalah Knowledge just a click away’,” katanya optimistis.

Harta  karun  terpendam  berupa pengetahuan yang mengumpul di dalam diri  setiap  karyawan  AAM,  adalah aset terbesar perusahaan ini. Namun, Budi  menggarisbawahi  bahwa  KM  di AAM  bukan  untuk  kepentingan  AAM semata, tetapi juga untuk kepentingan pengembangan  karyawan  itu  sendiri. ”Di AAM kebiasaan untuk knowledge sharing sudah terbangun. Bagi kami, orang  pintar  adalah  orang  yang  mau berbagi pengetahuan,” tuturnya. Dan, Budi  berharap,  KM  di  AAM  dapat menjadi  inspirasi  bagi  organisasi  di mana pun. (rina suci handayani)

Artikel ini pernah dimuat di Majalah Human Capital, Mei 2010.