Sekretaris Andal di Balik Bos yang Hebat

Siapa bilang jadi sekretaris hanya bermodal cantik? Selain pintar dan cekatan, sekretaris di masa sekarang harus dapat menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi sekaligus memahami cara pandang atasannya. Sungguh, ini bukan pekerjaan yang bisa disepelekan.

Jam menunjukkan pukul 07.30 WIB. Suasana di kantor pusat PT Unilever Indonesia Tbk. (UI) relatif belum ramai. Beberapa karyawan yang sudah tiba di kantor, barangkali memanfaatkan waktu di pagi hari untuk bersenda gurau dengan rekan-rekannya. Tidak demikian dengan Nolly Triana, Sekretaris Direktur Human Resources and Corporate Relations UI, Josef Bataona. Sejak pagi, Nolly sudah berkutat dengan pekerjaan. Di meja kerjanya, setiap hari ia mengawali tugas dengan membuka email atasannya.

“Saya diberikan kepercayaan untuk membuka email masuk punya Pak Jos. Kami sudah punya sistem secara online, di mana kami berdua bisa mengetahui jadwal yang ditunda dan yang harus ditindaklanjuti pada hari itu,” tutur sekretaris yang telah bekerja untuk Josef selama 10 tahun ini. Nolly memastikan bahwa pekerjaan memeriksa email itu sudah beres sebelum ”Pak Jos” – sapaannya terhadap Josef – datang pada pukul 08.00 pagi.

Tak hanya itu. Nolly menyesuaikan jadwal kegiatan Josef dengan jajaran manajemen dan chairman. “Saya menyesuaikan jadwal Pak Jos dengan sekretaris board dan chairman agar tidak ada yang bentrok. Meski jadwal masing-masing atasan sudah kami susun di awal tahun, terkadang ada saja yang berubah,” ungkapnya. Di luar itu, masih banyak pekerjaan lain yang harus Nolly selesaikan, seperti memesan tiket pesawat dan penginapan pada saat Josef akan bertugas ke luar kota. Intinya, tugas Nolly adalah membantu Josef agar pekerjaannya di kantor berjalan lancar.

Peran Sekretaris

Menanggapi pekerjaan sekretarisnya setiap hari, Josef berpendapat, tugas sekretaris di masa sekarang berbeda dengan di masa lalu. Ia menilai, tugas pokok sekretaris di era sekarang mencakup tiga hal. Pertama, kaitannya sebagai data manajemen. Maksudnya, tugas sekretaris adalah menerima, menyimpan, dan mengembalikan surat-surat yang masuk untuk atasannya. “Di era digital saat ini, surat yang masuk bisa melalui email, SMS, atau BBM (Blackberry messenger),” katanya. Bahkan, Josef menyatakan, koneksi dia dengan sekretarisnya sudah menggunakan berbagai media sosial sesuai tren teknologi saat ini.

“Jadi, kami tidak menutup diri dengan kemajuan teknologi. Misalnya, jika ada approval travel karyawan yang harus saya tanda tangani, sementara saya ada meeting di luar, sekretaris saya cukup memberitahu lewat SMS atau BBM-an kepada saya untuk minta persetujuan. Nanti saya tinggal balas ‘oke’, dan sekretaris saya yang kasih approval sementara. Setelah saya di kantor, saya akan tanda tangani secara resmi melalui print approve,” paparnya mencontohkan.

Kedua, tugas pokok sekretaris berkaitan dengan penyusunan agenda sang atasan. Mulai dari agenda keseharian, mingguan, bulanan, sampai tahunan. Josef mengatakan, meski ia sudah memiliki berbagai agenda sendiri sebagai direktur HR, namun perlu juga disesuaikan dengan agenda jajaran manajemen dan chairman. “Di sini, sekretaris harus memastikan agenda mana yang bisa saya hadiri bersama manajemen atau chairman. Sehingga, agenda pertemuan saya dengan divisi HR baik regional maupun global tidak terganggu,” ujarnya menjelaskan. Hingga kini, ia memiliki jadwal rapat rutin dengan direksi setiap dua bulan sekali yang tidak boleh diganggu gugat.

Di samping itu, kata Josef, sekretaris juga menyiapkan segala kebutuhan meeting atasannya. “Sekretaris saya tidak hanya mengatur jadwal meeting, tetapi dia juga mengetahui saya sedang meeting di mana, agendanya apa, dan memastikan segala macam keperluan saya. Contohnya, jika saya meeting di luar kota, dia yang mengurusi pemesanan tiket, mencatat nomor passport, dan mencatat siapa orang yang akan menjemput saya di sana,” tuturnya. Ia mengakui, halhal kecil yang disiapkan sekretaris sangat membantu dan memudahkan pekerjannya di luar kota.

Dan ketiga, peran utama sekretaris berkaitan dengan traffic informasi dan komunikasi. “Perannya sebagai perantara atau jembatan komunikasi antara saya dengan tim HR, direksi, seluruh karyawan, dan pihak luar. Jika orang mau ketemu saya, pasti terlebih dahulu melalui ‘pintu’ sekretaris. Artinya, kesan pertama tentang saya ada di ‘wajah’ sekretaris saya,” Josef menjelaskan. Ditambahkannya, peran sekretaris juga sebagai advisor atau konsultan bagi atasannya. “Contohnya, saya pernah mengajukan satu klaim, tetapi sekretaris saya bilang hal itu tidak bisa diklaim ke perusahaan. Artinya, dia telah mengingatkan saya dan kemudian dia memberikan saran untuk solusinya,” ujar Josef. Dari berbagai peran penting sekretaris, Josef tidak menampik akan k e t e r g a n t u n g a n n y a dengan seorang sekretaris. Ia mengistilahkan, jika sekretarisnya sedang mengambil cuti, ada sesuatu yang “hilang” dalam kesehariannya. “Meski ada sekretaris pengganti, tetapi karena dia tidak biasa menangani pekerjaan keseharian saya, jadi pelayanannya agak terhambat,” ucapnya terus terang. Untuk itu, perusahaan memberikan fasilitas mobile extension bagi sekretaris yang sedang cuti, sehingga dia bisa dihubungi kapan dan di mana saja oleh siapa pun. Sekretaris pengganti biasanya diambil dari staf di divisi tersebut. “Dengan adanya sistem online, saya tidak akan menyuruh sekretaris pengganti untuk selalu berada di ruangan saya karena staf HR berbeda lantai,” ungkapnya.

Sekretaris di Era Media Sosial

Seiring perkembangan zaman, Josef mengakui, sekretaris perlu melek teknologi untuk memudahkan pekerjaannya. Yang tidak boleh dilupakan, sekretaris harus memiliki pengetahuan dasar terhadap fungsi di divisinya. “Sekretaris saya harus memiliki pengetahuan HR. Bahkan, saya suruh ikut program sertifikasi training HR,” katanya meyakinkan. Selain itu, ia pun mewajibkan sekretarisnya menguasai bahasa Inggris untuk memudahkan ber-komunikasi dengan sekretaris direktur HR di Unilever regional maupun global.

Yang tak kalah penting, lanjut Josef, sekretaris perlu memiliki interpersonal skill. Apalagi, sekretaris direktur. Jika hal ini tidak diperhatikan, bisa saja membuat sekretaris tersebut menjadi tinggi hati karena merasa lebih tinggi jabatannya dibanding karyawan lain. “Untuk itu, saya sering sharing dengan sekretaris saya mengenai cara beradaptasi terhadap perubahan dan menghadapi karyawan dengan bijak,” tuturya. Di lingkungan HR, menurut Josef, tak jarang sekretaris mendapat intimidasi dari karyawan yang mendesak untuk membocorkan kebijakan HR atau perusahaan. “Misalnya, tentang kenaikan gaji atau restrukturisasi,” katanya.

Mengingat peran sekretaris yang sangat strategis, Josef berpendapat, diperlukan cara untuk menjaga hubungan yang profesional antara atasan dengan sekretarisnya. Untuk itu, ia menyarankan, perlu komunikasi secara rutin, bersikap terbuka dalam menerima saran dan kritikan sehingga dapat memecahkan permasalahan bersama, serta saling percaya.

Bagaimana peran sekretaris di perusahaan lain? Di PT XL Axiata, seorang sekretaris dirut dituntut harus dapat bekerja cepat dan efisien, demi mengimbangi atasannya. Hal ini dikemukakan oleh Presdir XL Axiata Hasnul Suhaimi. “Saya tidak cukup dengan bantuan seorang sekretaris. Yang saya butuhkan adalah seorang personal assistant (aspri) sebagai office manager, yang mengatur seluruh administrasi kantor, komunikasi keluar dan ke dalam perusahaan, serta mengerjakan hal-hal yang menyangkut perjalanan bisnis saya. Saya dapat mendelegasikan banyak hal dan memercayainya untuk mengambil keputusan,” tutur Hasnul dalam jawaban tertulisnya kepada majalah HC.

Laju teknologi dan gadget yang makin canggih akhirnya menuntut sekretaris bukan semata mengatur administrasi, komunikasi dan keperluan bisnis pimpinannya, tapi juga kemampuan bekerja dengan cepat dan efisien menggunakan teknologi tersebut. Namun, selain hard skill, Hasnul berpendapat, sekretaris dan personal assistant harus memiliki kecakapan penting lainnya. Apakah itu? “Memiliki integritas, kejujuran, dan loyalitas yang tinggi karena sifat pekerjaannya yang sangat berkaitan dengan kerahasiaan informasi perusahaan ataupun pribadi pimpinan di unit atau departemen yang bersangkutan,” ujar Hasnul seraya menambahkan, sekretaris harus mampu berdiplomasi dengan baik karena berhubungan dengan pihak lain. Di samping itu, sekretaris diharapkan memiliki ketahanan mental dalam menghadapi tekanan dan beban pekerjaan.

Sejalan dengan berkembangnya social media network, ada beberapa perbedaan dari tugas pokok dan fungsi sekretaris serta skill yang dibutuhkan sebelum dan sesudah era media sosial. “Sekretaris dituntut lebih peka dan proaktif terhadap setiap informasi yang diperoleh dan diharapkan dapat memberi masukan atau feedback dari informasi tersebut,” katanya.

Hasnul menjelaskan, sekretaris juga berfungsi sebagai agent of information dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. “Sekretaris memiliki kewajiban dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut jauh lebih luas dan berkembang,” tuturnya memaparkan.

Di mata Hasnul, seorang sekretaris sejatinya terus belajar dan mengikuti perkembangan industri dan dunia di mana dia berada. “Manfaatkan media sosial dan senangi pekerjaan yang kita lakukan. Dengan menyenangi pekerjaan, kita akan berkeinginan untuk menjadi lebih baik dan lebih profesional,” ujarnya memberi saran.

Sementara itu, Neneng Nurlaela, Head of Training Department Human Resources Division PT Bio Farma, mengungkapkan, perubahan peran sekretaris yang sangat signifikan terjadi pada era 1999. Neneng yang lama berkarier sebagai sekretaris di beberapa perusahaan menyebutkan sekretaris di era 1980-1999 adalah yesterday secretary. Di era itu, menurutnya, sekretaris bersifat menunggu instruksi atasan. Kompetensi yang dibutuhkan antara lain: bisa mengetik, menerima dikte, menerima telefon, dan mengarsip.

Setelah tahun 1999, Neneng melihat adanya pergeseran pada tugas dan fungsi sekretaris. Ia menyebut era ini dengan istilah today secretary. Seiring perkembangan zaman, kompetensi yang dibutuhkan sekretaris pun meningkat, yakni meliputi: Professional Competency, Intrapersonal Competency, dan Interpersonal Competency. Tugasnya antara lain, mengelola informasi, berkomunikasi secara global, menjadi partner bisnis bagi atasannya, bekerja secara independen maupun tim, dan memiliki keahlian dalam mengoperasikan berbagai software. Perubahan peran sekretaris dapat dilihat pada Gambar 1.

Jenjang Karier Sekretaris

Berbicara tentang jenjang karier sekretaris, Ketua Ikatan Sekretaris Indonesia (ISI Pusat), Yunia Arun mengatakan, sangat tergantung kepada struktur organisasi di masingmasing perusahaan. Pada umumnya, ia melanjutkan, jenjang karier sekretaris diawali dari junior secretary. Setelah itu, masuk ke level sekretaris dari grade 1-3 dan terakhir executive secretary dari grade 1-3. Penentuan grading biasanya melalui semacam review dan penilaian performa setiap tahun, dan setiap grading ada requirementnya. “Sangat mungkin tiap perusahaan berbeda dalam hal grading, karena ada juga yang tidak menggunakan jabatan atau title secretary,” tuturnya. Gambar 2 memperlihatkan jenjang karier sekretaris.

Memang benar, karier sekretaris tergantung pada perusahaan di mana ia bekerja. Di PT Unilever Indonesia, misalnya, seperti disampaikan Josef, posisi tertinggi sekretaris adalah sekretaris chairman, kemudian sekretaris direksi, manajer senior, dan manajer. “Untuk tingkat manajer, ada sekretaris yang merangkap dua sampai tiga orang manajer,” ujarnya memaparkan.

Profesi sekretaris, diakui Yuniar, tidak lepas dari pandangan umum yang menekankan kepada penampilan fisik. “Tidak dipungkiri orang akan senang melihat penampilan sekretaris yang cantik. Tapi kalau hanya cantik namun tidak punya skill dan knowledge yang baik, menurut saya itu bukan cantik. Tentu sangat ideal kalau dia cantik sekaligus smart dan terampil dalam bekerja,” ujarnya.

Yuniar menyarankan, bagi para pemula yang ingin meniti karier sebagai sekretaris, yang harus disiapkan adalah, kemampuan bahasa Inggris yang baik. Sekretaris yang mampu berbahasa asing lainnya, seperti bahasa Mandarin, Jepang, atau Prancis, kini lebih disukai. “Minimal dua bahasa asing. Wah, ini ideal sekali!” ujarnya.

Hal lain yang menurut Yuniar juga penting adalah, memiliki kreativitas yang tinggi. “Mungkin si bos hanya bilang satu, tapi tanpa disuruh sekretaris harus bisa memikirkan langkah kedua, ketiga dan seterusnya. Ia harus bisa menangkap ide besar si bos, dan berpikir cepat bagaimana mengeksekusinya. Sekretaris juga harus bisa berkoordinasi dengan divisi lain, entah bagian marketing atau public relations,” paparnya. ”Utamakan teamwork, dan lakukan cek dan ricek untuk memastikan segala sesuatunya sesuai rencana,” Yuniar menambahkan.

Memang, keputusan akhir berada di tangan atasan. Namun demikian, seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai partner, konsultan, serta memberi beberapa pilihan alternatif. “Banyak sekretaris yang hanya menerima saja, tapi tidak memberikan solusi,” ujarnya. Melihat seabrek tugas yang harus diembannya, Yuniar menyarankan, seorang sekretaris harus membekali dirinya dengan pengetahuan dan wawasan yang berhubungan dengan tugasnya sehari-hari. ”Rajin membaca buku dan hadir dalam seminar-seminar, dapat meningkatkan kompetensi dan cara berpikir,” tuturnya menasihati. Yuniar yakin, dua hal itu akan menjadi investasi yang bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan sehari-hari.