Performance Software Mudahkan Penilaian Karyawan

Pernahkan Anda membayangkan adanya sebuah program komputer yang bisa menggantikan pekerjaan rumit tahunan Anda, yakni performance review karyawan? Bayangkan, dengan program itu, seorang supervisor bisa terbantu untuk mengetahui apakah karyawan A dari bagian akunting telah sesuai harapan dalam segi kemampuan kepemimpinan, atau apakah karyawan B dari bagian sales telah memenuhi target yang ditetapkan.

Alat bantu impian itu kini telah menjadi kenyataan. Sebuah perangkat baru memungkinkan performance review tahunan menjadi lebih mudah dan lebih cepat. Alat ini akan memberi jaminan kepada eksekutif puncak untuk melakukan pemeringkatan konsistensi karyawan dalam skill yang sesuai dengan keseluruhan tujuan-tujuan perusahaan. Dengan kata lain, alat ini akan memandu para bos melewati proses penilaian, membantu mereka menghitung skor, bahkan dilengkapi fitur tip untuk menulis review.

Pada saat yang sama, alat tersebut akan memberi laporan tentang siapa yang sudah dan yang belum melengkapi review mereka, lengkap dengan gambaran penuh mengenai kemampuan, pengalaman dan prestasi segenap karyawan.

Dalam ketiadaan program komputer yang bisa menggantikan penilaian terhadap manusia selama ini, software temuan baru tersebut “menyediakan struktur untuk memastikan sebuah proses terjalani dengan baik dan menyediakan panduan untuk memberi feedback yang bermakna,” ujar Vice President Riset pada Gartner Inc, perusahaan penelitian di Chicago, James Holincheck.

Pada banyak perusahaan, performance review masih merupakan pekerjaan yang paper-based. Manajer mengisi dokumen cetak, karyawan melengkapinya dan tahap demi tahap pengisian pun terlewati. Kebalikan dengan itu, dengan sistem elektronik, manajer mengisi form berbasis web, di mana karyawan bisa memeriksanya secara online. Kalau sudah lengkap, review tersebut diteruskan ke bagian HRD dan hasilnya pun tersedia.

Tepat Waktu

Bagi sebagian perusahaan, memiliki cara yang otomatis yang memungkinkan proses review bisa dipastikan terlaksana tepat waktu merupakan kemajuan yang besar. Sejak musim semi 2005 lalu, Amcor Sunclipse, sebuah unit dari perusahaan Amcor Ltd yang berpusat di Australi telah menggunakan layanan berbasis web dari Halogen Software Inc. di Otawa untuk meng-handle penilaian kinerja atas 1,600 karyawannya, baik tingkat klerek, supervisor hingga eksekutif.

Di masa lalu, para manajer menghadapi setumpuk dokumen tiap-tiap karyawan dengan form penilaian dan riwayat keahlian karyawan. Review tahunan selalu telat, kadang-kadang sampai 6 bulan dan mengakibatkan tertundanya perkembangan karyawan dan membuat mereka kecewa, kata Vice President Amcor Sunclipse, Lowell Richardson.

Karena tidak ada konsistensi dalam penilaian, karyawan menjadi terbatasi dalam kaitan dengan usaha pencapaian tujuan-tujuan perusahaan, dan hasil penilaian itu pun cukup membantu untuk menentukan program pelatihan atau pengisian jabatan.

Kini, dengan software Halogen, karyawan diingatkan beberapa minggu sebelum mereka genap setahun bahwa mereka harus mengisi form penilaian pada website internal perusahaan. Ketika form itu telah dilengkapi, manajer akan menerima email peringatan bahwa review dalam status menunggu. Jika dilengkapi tepat waktu, review akan langsung diteruskan ke manajer tingkat dua atau bagian HR. Jika review tertunda, manajer menerima reminder.

“Email otomatis menjadi kunci bagi kita,” kata Mr. Richardson. “Itulah yang akan memastikan bahwa penilaian dilakukan tepat waktu.” Perangkat lunak tersebut juga membantu salah satu bagian paling sulit dari penilaian, yakni memberi bobot nilai yang relatif pada performance yang berbeda dan memberi skor secara konsisten pada tujuan-tujuan yang berbeda itu. Misalnya di Amcor Sunclipse, semua karyawan diwajibkan untuk memelihara keselamatan di lingkungan kerja.

Namun, kewajiban itu punya bobot yang berbeda-beda untuk tiap-tiap bagian. Supervisor manufacturing lebih besar tanggung jawabnya atas keselamatan tersebut dibandingkan dengan manajer customer service, misalnya. Dan, sistem akan menge-set sedemikian rupa sehingga untuk supervisor manufacturing, nilai keselamatan dihitung 40% dari keseluruhan penilaian. Sedangkan untuk pekerja tingkat bawah, keselamatan dihitung 5% saja.

Pembobotan semacam itu “menuntut kita untuk membuat prioritas akan beban kerja, tuntutan dan harapan bagi masing-masing karyawan,” kata Mr. Richardson.
Dengan adanya software baru tersebut, performance review seolah bisa menuliskan dirinya sendiri. Perusahaan yang juga memproduksi alat ini antara lain Kenexa Corp.

Layaknya sistem performance-management yang lain, software dari Kenexa bisa membantu para manajer melihat secara detail misalnya berapa review yang belum selesai, dan berapa karyawan yang masih di bawah peringkat dan belum sesuai harapan.

Kalangan eksekutif HR berpikir bahwa software semacam itu akan memberi kemudahan, dan mengakhiri ketakutan para manajer akan pekerjaan ribet tahunan itu. “Sebab, paper-based review hanya bisa sekali pakai,” kata staf HR pada Centrica PLC, Janice Thomson yang menggunakan performance software produksi SuccessFactors Inc., California.

Tags: ,