Mendesak! Segera Rancang Social Media Policy

SocMed_Policy

Teknologi internet makin maju saja. Sekat penghalang kini makin tipis yang membuat siapa saja begitu mudah terhubung dengan internet, terlebih social media. Social media ibarat bintang yang sedang terang benderang cahayanya. Dan social media, apapun bentuknya saat ini sudah tidak bisa dihindari lagi.

Yang menjadi pertanyaan adalah, apakah social media ini sudah diatur penggunaannya di perusahaan atau malah belum terpikirkan sama sekali. Apakah memang social media ini sudah menjadi concern bagi para praktisi HR? Juga apakah social media sudah perlu untuk dimasukkan ke dalam aturan perusahaan secara tertulis?

Kita tentu masih mendengar hingga saat ini, di beberapa perusahaan masih diberlakukan pemblokiran akses ke social media. Atau pun kalau tidak diblokir, penggunaan akses tersebut dibatasi pada jam-jam tertentu. Apakah ini menjadi solusi tepat, tentu tidak. Boleh jadi akses internet di kantor dengan menggunakan PC (personal computer) memang diblokir, tapi apakah perusahaan bisa melakukan hal yang sama ketika karyawannya asyik ber-social media melalui gadget-gadget pribadinya.

Atas fakta inilah, hal yang mendesak untuk dilakukan oleh para praktisi HR, bukannya pada persoalan pemblokiran akses, akan tetapi lebih kepada bagaimana karyawan bisa menggunakan tools-tools social media secara lebih aman (safely). Alasan lainnya, batasan antara aktivitas seorang karyawan di social media, apakah dia mewakili dan bertindak selaku pribadi-pribadi, ataukah dia sekaligus menjadi duta brand dari perusahaan tempat ia bekerja, sekarang sudah sangat kabur. Bisa saja, urusan pribadi merembet ke urusan perusahaan.

Nah, aturan ber-social media bagi karyawan atau social media policy, sepertinya tinggal menunggu waktu saja. Pilihannya, apakah praktisi HR mulai aware dari sekarang, ataukah menunggu kasus terlebih dahulu baru dibikin, tentu masing-masing ada harganya. Sebagai langkah awal, Budi Setiawan, Fasilitator Perubahan Kreatif (Bukik.com),  telah mencatat 10 hal yang bisa dijadikan rujukan di dalam menyusun social media policy. Berikut ini poin-poinnya.

1. Perjelas tujuan penggunaan social media. Penggunaan social media di perusahaan sebatas fasilitas bersosialisasi, terintegrasi dengan marketing, organisasi pembelajaran atau budaya organisasi. Karyawan perlu tahu harapan dari perusahaan terhadap pengggunaan social media.

2. Bangun kesadaran bahwa social media dilihat banyak orang. Kadang karyawan merasa menulis hanya untuk dirinya sendiri. Untuk itu, penting mengingatkan bahwa informasi yang kita posting di social media bisa dilihat banyak orang dan bertahan dalam waktu lama.

3. Bersikap jujur. Informasi berlimpah di dunia online, semua orang bisa dengan mudah memverifikasi kebenaran suatu informasi. Oleh karena itu, penting untuk bersikap jujur dan tidak manipulatif.

4. Menjaga rahasia dan informasi penting perusahaan. Pastikan informasi yang diposting berstatus bisa disebarluaskan. Bila belum ada kepastian, lebih baik tidak diposting.

5. Menghargai hak cipta ketika memposting sebuah karya. Pastikan sudah mendapat persetujuan atau mempunyai hak untuk menggunakan sebuah karya.

6. Tunjukkan sikap respek terhadap siapa pun. Respek terhadap orang lain maka orang lain akan respek terhadap diri kita.

7. Jaga privacy diri sendiri maupun orang lain. Tidak ada yang suka privacy-nya dibeberkan begitu saja.

8. Bangun rasa percaya dan tanggung jawab. Setiap karyawan adalah model yang dipercaya penuh oleh perusahaan untuk tampil di media sosial.

9. Perjelas pandangan karyawan hanya mewakili diri sendiri. Pastikan kapasitas berpendapat sebagai personal atau mewakili perusahaan. Bila menulis pendapat pribadi di blog, berilah catatan bahwa itu tidak mewakili pendapat perusahaan.

10. Dorong untuk mengekspresikan nilai budaya perusahaan. Social media adalah tempat mengekspresikan siapa diri kita dan sekaligus di mana kita bekerja.

Bukik, panggilan Budi Setiawan, mengatakan sepuluh poin itu merupakan hal-hal yang perlu dimasukkan dalam social media policy. “Perlu diingat bahwa dalam penyusunannya, buatlah secara cukup singkat yang memudahkan karyawan dalam membacanya. Dengan kebijakan yang tepat, social media justru bisa bermanfaat banyak buat perusahaan maupun karyawan. Tantangannya kembali lagi, kesediaan karyawan dan manajemen bersedia belajar menggunakan social media,” tukas Bukik lagi. (rudi@portalhr.com)

Tags: