‘Meeting’, Momok atau Pemicu Produktivitas?

Jika ada kutukan yang terbesar dalam kehidupan perusahaan modern, maka hampir semua orang akan menunjuk bahwa hal itu tak lain ‘meeting’. Rata-rata jumlah ‘meeting’ yang terjadi pada paroh pertama Abad XX meningkat dua kali lipat, dan waktu yang dihabiskan untuk itu juga terus bertambah.

Berbagai ‘meeting’ yang tidak perlu dan tidak produktif diperkirakan telah menghabiskan 10% waktu para manajer atau setara dengan 24 hari kerja dalam setahun. Ini menurut sebuah survei terbaru. Sebelumnya, pada 2004 Microsoft melakukan studi mengenai hal yang sama dan menghasilkan temuan, beragam ‘meeting’ yang tak penting merupakan penyebab nomer satu menurunnya produktivitas pada bisnis berskala kecil.

Kini, survei yang dilakukan Opinion Research USA menemukan fakta-fakta, betapa bermacam-macam ‘meeting’ itu sebenarnya justru mengganggu dan membuat karyawan frustrasi terutama karena dilakukan tanpa terorganisasi dengan baik.

Lebih dari seperempat (27%) dari 1.037 orang yang disurvei mengatakan bahwa ‘meeting’ yang “acak-adul”, dilakukan tanpa pengorganisasian yang bagus, merupakan momok terbesar bagi karyawan. Disusul kemudian, 17% mengaku terganggu dengan kolega yang melakukan interupsi atau mencoba mendominasi dalam setiap ‘meeting’.

Fakta yang mengherankan, keterlambatan justru jauh lebih ditoleransi dalam komunitas bisnis, ketimbang ketidakteraturan. Hanya hampir 4% yang mengaku frustrasi karena ‘meeting’ (dimulai) terlambat, dan 5% merasa terganggu dengan kolega yang datang (‘meeting’) terlambat.

“Berbagai meeting bisnis yang terstruktur dengan diikuti agenda yang jelas merupakan hal yang paling produktif, khususnya ketika rentang waktunya bisa dipersingkat,” ujar Presiden Opinion Research USA Jeff Resnick.”Meeting yang tak diorganisasikan dengan baik merupakan akan gagal membuat orang merasa terlibat, sehingga jarang hasilnya bisa sesuai harapan,” tambah dia.

Temuan lain yang tak kalah menarik, bunyi telepon genggam masuk daftar hal yang paling mengganggu dalam ‘meeting’ (disebutkan oleh 16%), di samping penggunaan Blackberry untuk mengecek email di saat ‘meeting’ (5%).

Hal lain lagi yang menjengkelkan adalah ‘meeting’ dalam waktu lama tanpa istirahat (6%), ‘meeting’ tanpa jeda untuk “ke belakang” (8%) dan kolega tertidur di tengah ‘meeting’ panjang (9%).

Dan Bobinski dari Management-Issues.com, yang melaporkan hasil survei tersebut, mengatakan bahwa maju-mundurnya sebuah bisnis tergantung pada bagaimana para pelakunya memanfaatkan ‘meeting’. Namun, Bobinski setuju bahwa kebanyakan dari kita capek membuang banyak waktu untuk begitu banyak ‘meeting’ yang tidak fokus.

“Jumlah meeting yang pas, yang disesuaikan dengan tujuan masing-masing, tidak hanya akan menjaga kelangsungan hidup perusahaan, tapi juga mendorong kemajuan bisnis dan memberi tenaga hidup baru,” tambah dia.

Tags: