Informasi Berlimpah Sulitkan Kerja Manajer

Hati-hati dengan informasi. Di era ketika teknologi komunikasi memungkinkan segalanya, memperoleh informasi mengenai kompetitor bukanlah hal yang teramat sulit bagi seorang manajer. Tapi, tidak semua kemudahan memberi berkah. Banyak manajer yang justru tak bisa bekerja dengan baik karena mereka tahu lebih banyak tentang para pesaing mereka ketimbang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan sendiri.

Demikian menurut sebuah survei baru yang dilakukan Accenture terhadap lebih dari 1000 orang manajer menengah pada perusahaan-perusahaan besar di AS dan Inggris. Survei tersebut menguji bagaimana para manajer mendapatkan, menggunakan dan menganalisis informasi. Ditemukan bahwa kalangan manajer menengah menghabiskan lebih dari seperempat waktu mereka lebih dari 2 jam sehari hanya untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Dan, ketika mereka berhasil menemukannya, lebih dari separo informasi itu salah atau tidak berguna.

Sebagai konsekuensi dari itu, hampir 6 dari 10 mengatakan bahwa mereka kehilangan informasi yang bermanfaat bagi pekerjaan mereka hampir setiap hari karena informasi itu ada di bagian lain (dalam perusahaan) dan mereka tidak berhasil mendapatkannya.
“Temuan tersebut memperlihatkan betapa banyak perusahaan gagal mendapatkan informasi yang benar bagi karyawan mereka,” ujar CEO Accenture Information Management Services Royce Bell.

“Orang dan organisasi tidak bisa menyelaraskan diri dengan ledakan informasi yang dimungkinkan oleh inovasi teknologi. Para manajer khususnya, kehilangan arah di tengah lautan informasi, dan itu memperburuk situasi.”

Hanya separo dari manajer yang disurvei berpikir, perusahaan mereka melakukan yang terbaik dalam mengatur distribusi informasi, atau menempuh proses yang benar dalam menentukan data apa yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian dalam organisasi.

Hampir 6 dari 10 responden mengatakan bahwa menghadapi sumber-sumber informasi yang melimpah melahirkan persoalan tersendiri. Sebab, hanya untuk mendapatkan informasi tentang para kompetitor, pelanggan atau bahkan sekedar informasi tentang departemen lain, mengharuskan mereka mengumpulkan sedikitnya tiga sumber yang berbeda.

Situasinya menjadi semakin “parah” karena 4 dari 10 menajer mengeluh bahwa bagian lain dalam organisasi mereka sendiri tidak bersedia berbagi informasi. Sementara, sepertiga lainnya mengatakan, begitu banyak informasi yang tersedia sehingga menyita waktu lama untuk menemukan data yang benar-benar relevan dengan kebutuhan.

Menurut Accenture, salah satu bagian dari kesulitan yang dihadapi banyak perusahaan terletak pada cara para manajernya mengumpulkan dan menyimpan informasi. Yang paling mencolok, mayoritas manajer mengatakan bahwa mereka menyimpan informasi yang paling berguna di komputer mereka, atau email pribadi, dengan hanya 16% yang menggunakannya untuk kepentingan bersama di tempat kerja, misalnya melalui portal intranet perusahaan.

Perkembangbiakan sumber-sumber informasi yang berbeda dalam organisasi muncul sebagai alasan utama mengapa mengelola informasi menghadapi kendala. Dengan terus meningkatnya banjir informasi di tempat kerja dari email, sistem pengiriman pesan instan seperti Yahoo Messenger dan aneka peralatan genggam seperti Blackerry penelitian Accenture ini menggarisbawahi pentingnya perusahaan memiliki mekanisme yang tepat untuk menyingkirkan data yang tidak berguna.

Tags: